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        廣東省發展和改革委員會

        廣東省檔案局

        關于印發《廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案管理辦法》的通知



         

        粵發改法規函〔2021〕2425號

         

        省工業和信息化廳、財政廳、自然資源廳、生態環境廳、住房城鄉建設廳、交通運輸廳、水利廳、農業農村廳、國資委、能源局,省公共資源交易中心,各地級以上市發展改革局(委)、公共資源交易中心:


        為加強廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案的標準化、規范化管理,根據《中華人民共和國檔案法》《廣東省綜合評標評審專家和評標評審專家庫管理辦法》等法律法規和規定,我們對《廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案管理辦法》進行了修訂完善,現印發你們,請認真貫徹執行。

         

         

        廣東省發展改革委   廣東省檔案局    

        2021年12月8日          

         

         

        廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案管理辦法

         

        第一章 總 


        第一條 為加強廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案的標準化、規范化管理,根據《中華人民共和國檔案法》和《廣東省綜合評標評審專家和評標評審專家庫管理辦法》等法律法規和規定,結合本省實際,制定本辦法。


        第二條 廣東省綜合評標評審專家庫(以下簡稱省專家庫)專家檔案的管理活動適用本辦法。法律法規另有規定的,從其規定。


        第三條 本辦法所稱廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案(以下簡稱“專家檔案”)是指對已通過審核的入庫專家,省專家庫日常維護管理機構在履行專家資格認定、入庫出庫、考核評價等管理過程中形成的,具有憑證和查考價值的文件材料,包括紙質文件和通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子文件材料。


        第四條 省發展改革部門會同省工業和信息化、財政、自然資源、生態環境、住房城鄉建設、交通運輸、水利、農業農村、能源、檔案管理等部門負責專家檔案工作的指導和監督管理。


        第五條 省專家庫日常維護管理機構對專家檔案實行集中統一管理,建立并完善專家檔案的管理制度,確保專家檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。省專家庫日常維護管理機構應指定專人負責專家檔案管理工作,檔案管理人員應熟悉相關業務和檔案管理專業知識,并相對固定。

         

        第二章 專家檔案歸檔


        第六條 專家檔案紙質文件材料歸檔范圍包含專家從入庫到退庫全過程,以及專家使用管理過程中所形成的文件材料,主要有:


        (一)專家入庫材料:專家個人提交的《專家個人入庫申請表》,職稱證、資格證、學歷學位證、身份證、業績證明材料,專家所在機關、事業單位同意的證明材料等。


        (二)專家個人信息變更材料:專家變更個人學歷、職稱、資格、工作單位、評審專業、常駐地等信息時提交的變更申請和相關證明材料。專家變更個人聯系方式、通訊地址、意愿評標區域、回避單位、銀行賬戶信息等可直接網上操作且不需提供變更申請的部分不納入專家紙質檔案。


        (三)專家誠信記錄材料:相關行政監督管理部門對違反有關規定的專家給予的責令改正、禁止6個月至1年內參加依法必須進行招標的項目的評標、取消專家資格、移出省專家庫、行政處罰等處理決定;行政機關、司法機關和依據法律法規行使公共事務管理職能的機構產生的專家良好行為或不良行為記錄以及專家履職情況記錄。


        (四)培訓考核材料:培訓考試結果,年度考評結果,資格復審結果。


        (五)專家投訴處理材料:對專家評標評審活動的質疑異議、投訴及有關單位核查處理結果的書面材料。


        (六)退庫材料:專家提出的書面退庫申請及審批結果;解聘通知;永久性除名通知。


        (七)其他材料:其他有存檔價值的原始材料。


        第七條 專家檔案電子文件主要依托省專家庫系統(以下簡稱“專家庫系統”)形成。凡在專家庫系統中操作形成或留痕的,以及由其他系統推送到專家庫系統的與專家個人相關的文件材料原則上都應納入專家電子檔案歸檔范圍,主要有:


        (一)專家個人基本資料(含信息變更):專家網上填寫和變更個人基本資料形成的數據信息。


        (二)入庫退庫申請審批:專家網上申請入庫或退庫及相關審批審核數據信息。


        (三)培訓考試:培訓課程、學時及學分數據信息。


        (四)參與評標評審工作情況:相關單位線上推送的專家參與評標評審的評價反饋數據信息;專家庫系統抽取終端形成的專家抽取項目數據信息。


         

        (五)考核評價情況:相關單位線上推送的專家考核反饋數據信息;考核考評數據信息。


        (六)誠信記錄:交易系統、電子服務系統、電子監管系統等推送的專家良好行為、履職負面行為和違法違規信息數據,以及專家被投訴及核查處理情況信息數據。


        (七)其他信息:包括專家請假信息、身份識別信息、在庫狀態、續聘情況等信息。


        (八)紙質檔案掃描后形成的數字化復制件:凡是專家紙質檔案中已收集但未在信息系統中留痕的材料,均需通過人工掃描等方式形成數字化復制件(標準OFD格式文件)留存。數字化復制件應與紙質文件格式、內容、相關說明及描述完全一致。


        第八條 專家檔案紙質文件材料應書寫規范、工整、清晰,制成材料應耐久有效;應采用A4規格的辦公用紙,使用耐久字跡材料打印或書寫,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅色墨水、復寫紙書寫。


        歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等應參照《數字檔案室建設指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、DA/T48、DA/T38等標準的要求執行,確保歸檔電子檔案真實、完整、可靠、可用。來源可靠、程序規范、要素合規的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。


        第九條 歸檔的文件材料,必須經過認真鑒別,如歸檔的內容有遺漏或不符合要求的,應當補正;確實無法補正的,必須說明情況,并由承辦人簽名確認。歸檔文件材料應齊全完整,真實有效,簽署手續完備,印鑒齊全。應制定有效的制度和措施確保歸檔文件材料不被涂改、偽造、損毀。


        第十條 專家檔案以人為單位按照專家姓名和身份證號碼進行整理,一人一卷,卷內以“件”為單位裝訂,一般以一份文件為一件,正文與附件為一件,復印件與原件為一件,請示與批復各為一件,一次上報的多份表格,每份表格可為一件。每件文件首頁上方空白處應加蓋檔號章。


        省專家庫日常維護管理機構對新入庫的專家資料應及時建檔,對在庫專家的相關資料最遲在下一年度的前90天內完成歸檔。


        第十一條 省專家庫日常維護管理機構應建立專家檔案目錄,定期對檔案及目錄進行檢核,做到目錄與檔案相符。專家庫系統應具備專家電子檔案自動編目功能,并建立綜合評標評審專家名錄等檢索工具。

         

        第三章 專家檔案保管及使用


        第十二條 紙質檔案應存放在檔案柜和專門的檔案室,并有防火、防潮、防曬、防有害生物、防塵、防盜等安全措施。檔案室內嚴禁吸煙和放置易燃易爆危險品以及對檔案保護不利的其它物品。應有相應保護檔案措施,確?,F存檔案無霉變、褪色、破損等現象,如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。


        第十三條 電子檔案依托專家庫系統管理,檔案管理人員應每季度對數據進行備份,并做好防泄密、防電子病毒等措施,確保檔案完整安全。


         

        第十四條 專家紙質檔案和電子檔案的保管期限,從專家退庫的次日算起,不少10年。


        第十五條 對已經超過保管期、失去保存價值的專家檔案,應當編制銷毀清冊,經主管領導批準后,由二人在指定地點監銷,并在銷毀清冊上簽字,將清冊歸入全宗卷 。


        第十六條 查閱檔案前應辦理登記承諾手續,注明查閱范圍和使用方式。


        紙質檔案原則上只能在檔案室內進行查閱,不外借、不復印,也不得使用手機、錄像機等設備拍攝專家檔案信息。電子檔案由檔案管理人員協助查閱,原則上不復制、不導出或打印有關內容。


        根據相關規定有權外借或復印、復制專家檔案材料的,對于外借的材料,應注明借用期限并在期限內歸還;對于復印、復制的材料,應負責保密并承擔保密責任。

         

        第四章 監管管理


        第十七條 省專家庫日常維護管理機構及工作人員、查閱人員有下列情形之一的,由有關主管部門責令限期整改;情節嚴重的,由檔案主管部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員按照有關規定給予相應的處分,涉嫌犯罪的,移送司法機關依法處理:


        (一)檔案管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的;


        (二)不按照規定移交或者接收檔案的;


        (三)不按照規定提供檔案的;


        (四)損毀、丟失、篡改、偽造檔案的;


        (五)擅自提供、復制、公布、銷毀檔案的;


        (六)出賣檔案謀取私利的;


        (七)玩忽職守,造成檔案損失的。

         

        第五章 附 


        第十八條 本辦法自2022年1月1日起施行?!稄V東省發展和改革委員會 廣東省檔案局關于印發〈廣東省綜合評標評審專家庫專家檔案管理辦法〉的通知》(粵發改公資辦﹝2017﹞103號)同時廢止。


         

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        來源  廣東省發展改革委門戶網
         

         整理 廣東省工程造價協會


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